Ön Muhasebe Programı Nasıl Seçilir? 8 Maddelik Kontrol Listesi

Piyasada çok sayıda ön muhasebe programı var ve tanıtım sayfalarında hepsi birbirine benziyor: fatura kesin, cari takip edin, raporları görün. Fark ise genellikle program bir süre kullanıldıktan sonra ortaya çıkar. Bir yıl boyunca girdiğiniz verinin başka bir yere taşınamadığını ya da muhasebecinizle çalışırken her ay elle dosya hazırladığınızı fark etmek can sıkıcıdır. Bu yazıda bir ön muhasebe programı seçerken tek tek kontrol etmeniz gereken maddeleri sıralıyoruz.

Önce kendi işinizi tarif edin

Program karşılaştırmaya başlamadan önce kendi ihtiyacınızı kâğıda dökün. Ayda kaç fatura kesiyorsunuz? Stoklu mu çalışıyorsunuz, hizmet mi satıyorsunuz? Kaç kişi programı kullanacak, kimin neyi görmesi gerekiyor? Bu soruların cevabı, gereksiz özelliklere para ödemenizi ya da ihtiyacınız olan bir özelliği atlamanızı önler.

1. e-Fatura ve e-Arşiv uyumu

Bugün birçok işletme için e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluk ya da kısa vadede kaçınılmaz bir adım. Programın bu belgeleri doğrudan kesip gönderebilmesi, gelen e-Faturaları içeri alabilmesi ve hangi entegratör ya da özel entegrasyon yöntemiyle çalıştığını açıkça söylemesi gerekir.

• Gelen e-Faturalar otomatik olarak alış kaydına dönüşüyor mu?
• İptal, iade ve itiraz süreçleri program içinden yürütülebiliyor mu?
• e-İrsaliye ihtiyacınız varsa destekleniyor mu?

2. Cari, stok ve kasa bir arada mı?

Ön muhasebenin kalbi cari hesaplardır. Bir müşterinin bakiyesini, vadesi geçen tutarlarını ve hesap ekstresini birkaç tıkla görebilmelisiniz. Stoklu çalışıyorsanız satış faturası kesildiğinde stokun kendiliğinden düşmesi, kasa ve banka hareketlerinin aynı ekranda izlenebilmesi gerekir. Bu üç parça ayrı tablolarda tutulduğunda tutarsızlık kaçınılmaz olur.

3. Mobil ve uzaktan erişim

Sahada, depoda ya da müşteri ziyaretinde bir cari bakiyesine bakmak veya hızlıca tahsilat girmek sık rastlanan bir ihtiyaçtır. Programın telefondan rahat kullanılıp kullanılmadığını deneme sürümünde mutlaka kendiniz test edin. Yalnızca bilgisayara kurulan bir program, ofis dışındayken işinizi yavaşlatır.

4. Kullanıcı yetkileri

Birden fazla kişinin aynı programı kullandığı işletmelerde herkesin her şeyi görmesi istenmez. Satış personeli fatura kesebilmeli ama kasa raporlarını görmemeli; depo sorumlusu stok girebilmeli ama fiyat değiştirmemeli. Rol bazlı yetki ve kimin hangi kaydı ne zaman değiştirdiğini gösteren bir işlem geçmişi, hem hataları hem de anlaşmazlıkları azaltır.

5. Yedekleme ve veri sahipliği

Seçim yaparken en çok atlanan madde budur. Verileriniz nerede tutuluyor, ne sıklıkla yedekleniyor ve aboneliği bırakırsanız verinizi hangi biçimde alabiliyorsunuz? Cari listesi, stok kartları ve hareketlerin tamamını Excel ya da benzeri açık bir biçimde dışarı aktarabilmek, ileride program değiştirmeniz gerekirse sizi büyük bir dertten kurtarır.

6. Entegrasyon imkânları

Ön muhasebe programı tek başına çalışmaz. E-ticaret siteniz, pazaryeri mağazalarınız, bankanız, bayi paneliniz ve mali müşaviriniz ile veri alışverişi yapması gerekir. Siparişlerin elle tekrar girilmesi hem zaman kaybıdır hem de hata kaynağıdır. Programın hangi sistemlerle hazır bağlantısı olduğunu ve özel bir bağlantı gerektiğinde bunun nasıl yapılacağını sorun.

7. Raporlar ve mali müşavirle çalışma

Gelir gider özeti, vade analizi, en çok satan ürünler ve kâr marjı gibi raporların hazır gelmesi işinizi kolaylaştırır. Bunun yanında mali müşavirinizin ihtiyaç duyduğu dökümleri programdan düzenli olarak alabilmeniz gerekir. Ay sonunda her seferinde ayrı bir dosya hazırlamak zorunda kalıyorsanız program size iş çıkarıyor demektir.

8. Destek ve güncellemeler

Bir sorun yaşadığınızda karşınızda gerçekten konuyu bilen birini bulabilmek, uzun vadede fiyattan daha önemli hâle gelir. Destek hangi kanallardan veriliyor, cevap süresi ne kadar, mevzuat değişikliklerinde güncellemeler nasıl yapılıyor? Bu soruların net cevabı yoksa dikkatli olun.

Kısa seçim listesi

1. e-Fatura, e-Arşiv ve gerekiyorsa e-İrsaliye desteği var mı?
2. Cari, stok, kasa ve banka aynı sistemde mi?
3. Telefondan rahat kullanılabiliyor mu?
4. Kullanıcı bazlı yetki ve işlem geçmişi var mı?
5. Veriler düzenli yedekleniyor ve tamamı dışarı aktarılabiliyor mu?
6. Sitenizle, pazaryeriyle ve bankayla bağlantı kurulabiliyor mu?
7. Mali müşavirin istediği dökümler kolayca alınabiliyor mu?
8. Destek ve güncellemeler nasıl yürüyor?

NamÖnMuhasebe bu listeye nasıl bakıyor?

NamLab'in geliştirdiği NamÖnMuhasebe, Namiştain Amortisör'ün kendi muhasebe işlerinde kullanılan bir sistemdir. Cari, stok ve kasa aynı yapıda tutulur; NamB2B bayi paneli, NamWeb ve diğer Namİşletme uygulamalarıyla aynı veriyi paylaşır. Bu sayede bir siparişin farklı ekranlara tekrar tekrar girilmesi gerekmez.

Sık sorulan sorular

Ücretsiz ön muhasebe programı yeterli olur mu?

Çok az fatura kesen ve stok tutmayan bir işletme için başlangıçta yeterli olabilir. Ancak veri sahipliği, yedekleme ve destek konularını ücretsiz programlarda da aynı titizlikle kontrol etmelisiniz.

Programı sonradan değiştirmek zor mu?

Verinizi açık bir biçimde dışarı aktarabiliyorsanız zor değildir. Zorluk genellikle verinin kapalı bir biçimde tutulduğu durumlarda çıkar.

İşletmenize uygun ön muhasebe kurgusunu birlikte konuşalım. NamÖnMuhasebe sayfasını inceleyin ya da NamLab'den teklif alın.